Kannst du mir eventuell erklären was ein Pflichtenheft genau ist und was das kostet?

Was das _genau_ ist, daran scheiden sich die Geister, sonst hätte ich Dir jetzt einfach den Wikipedia-Artikel verlinkt ;-)

Im Kern geht es darum, konkret schriftlich und verbindlich festzuhalten, _was_ _genau_ _wie_ geleistet werden muss. Erst damit ist der potentielle Auftragnehmer (bei dem hier sich abzeichnenden Volumen) in der Lage, eine sinnvolle Kostenabschätzung zu liefern.

Was das kostet, ist wiederum nicht pauschal zu beantworten, aber rechnen wir mal locker vor uns hin:  _wäre_ ich aktuell selbstständig, würde ich Dir z.B. folgendes Vorschlagen: 1 Manntag gemeinsamer Workshop zur Erarbeitung des Anforderungsprofils. 1 weiterer Manntag zur Erstellung des Pflichtenhefts meinerseits(im eigentlichen Sinne eigentliche Aufgabe des Auftraggebers, aber egal). 1 weiterer Manntag Puffer wg. des zwangsläufig nachfolgendem Ping-Pong-Spiels "Änderung hier, Änderung da". Du zahlst mir also 3 Manntage und erhältst im Gegenzug ein Pflichtenheft samt Angebot zu Wert X. Meinen Stundensatz (müsste ich aktuell eh neu überlegen) verrate ich Dir jetzt nicht, aber ich würde vorsichtig sein, wenn jemand unter 50,- Euro ansetzt.

Also z.B. 24 x 50,- Euro, evtl. abzgl. des Puffers, falls der nicht benötigt wird.